Comment organiser un séminaire d’entreprise en 10 étapes ?

Organiser un séminaire d’entreprise peut-être long et fastidieux mais tout est une question d’O.R.G.A.N.I.S.A.T.I.O.N ! Plutôt que de perdre votre temps en conjectures, voici 10 étapes pour mener efficacement votre projet à bien.

1- Définissez les objectifs du séminaire

Quelles sont les raisons qui vous poussent à organiser ce séminaire ? Listez-les et rédigez avant tout l’objectif principal (Récompenser les équipes, lancer un nouveau produit, fêter la fin d’année renforcer l’esprit de cohésion..). En regard des différents participants envisagés (salariés, partenaires, prestataires, clients…), réfléchissez à ce que vous souhaiteriez voir émerger comme changement et à quelle mission vous souhaitez accomplir.

En étant bien conscient de vos attentes, vous aurez davantage de facilités à définir une destination, un lieu, le format du séminaire ou bien encore les activités annexes et les besoins en services extérieurs.

2- Déterminez un thème et un format

Choisissez le thème le plus approprié pour votre séminaire. Pensez à un slogan qui marque afin de donner à tous l’envie d’y participer.

Déterminez ensuite le format : quel moment sera le plus opportun en fonction de l’objectif ? (Sur un ou plusieurs jours ? En semaine ou le week-end ? En journée ou en soirée ? Proche du siège de votre entreprise ou plus éloigné ?).  Pensez également au mode de fonctionnement : en style théâtre, classe, table ronde, assis, debout, en plein air …?

3- Définissez un budget adapté à l’événement souhaité

L’idée est de trouver le bon équilibre entre le budget accordé et les coûts réels pour mettre en place de séminaire. Gardez une cohérence avec l’envergure que souhaite donner l’entreprise à l’événement.

Le mieux est de rédiger une liste complète de tous les postes de dépense. Par exemple, les forfaits résidentiels, la restauration et les activités en extra, les frais de déplacements, la location des espaces, les moyens techniques, la rétribution des conférenciers, etc…

Pensez à tout et veillez à respecter au plus près ce budget initial afin d’éviter les mauvaises surprises.

4- Fixez la date du séminaire

C’est une étape clé qui va déterminer en partie la présence des personnes conviées. Commencez par ouvrir votre agenda et à éliminer d’emblée les périodes de vacances scolaires, les jours fériés, les ponts ou les grands événements sportifs.

Un conseil : tout le monde fait comme vous ! Alors aussi tôt que possible, posez une option sur la ou les dates choisie(s).

5- Trouvez un lieu pour votre séminaire

Déterminez des critères simples :

  • Capacité d’accueil
  • Niveau de confort
  • Facilité d’accès
  • Équipements
  • Services de restauration sur place
  • etc.

Pour vous aider, vous pouvez consulter notre sélection des meilleurs hôtels business center de France.

À ce stade, il est important de vous rendre sur place pour vérifier un à un chaque point. Vous éviterez ainsi bien des surprises ! Une fois le lieu choisi, ne tardez pas à poser une option que vous validerez rapidement.

6- Mettez en place un rétro-planning

Ce rétro-planning vous permettra de suivre quotidiennement l’organisation de votre séminaire et vous apportera une vision sur le long terme. Ainsi, vous y verrez plus clair sur les échéances à venir et à tenir (paiements, réservations) et les actions à mener.

Veillez à vous laissez une petite marge de manœuvre afin de pouvoir gérer les imprévus.

7- Ainsi qu’un planning du séminaire

Il convient que toutes les étapes du séminaire y soient inscrites et que vous leur affectiez un horaire de début et de fin. Ce planning détaillé servira également aux participants. Vous y préciserez, les réunions, les activités annexes, sans oublier des pauses pour caler d’éventuels rendez-vous téléphoniques. Cela facilitera le déroulement de l’événement le jour J. Encore une fois, prévoyez une marge de manœuvre.

8- Communiquez sur le séminaire

En amont, assurez-vous que chaque membre de l’équipe dispose d’un ordre du jour complet. L’organisation de votre séminaire y gagnera en efficacité.

Élaborez un plan de communication précis, prévoyez un logo, des visuels afin de rendre l’événement attractif et qu’un maximum d’invités réponde présent. Pour évaluer le nombre de participants, indiquez sur les invitations que vous attendez une réponse et relancez si nécessaire…

Une solution complémentaire : créez une page web dédiée à l’événement. Vous y fournirez les informations essentielles, que ce soit avant, pendant et après le séminaire. Il devra y figurer sur cette page : le visuel de l’événement, l’ordre du jour du séminaire, l’adresse et le plan d’accès des lieux, les tenues à prévoir selon le programme, et tous les contacts nécessaires. C’est également sur cette page que vous diffuserez les informations et les médias issue de l’après le séminaire.

9- La veille

Prenez les devants et rendez-vous sur place afin de peaufiner les derniers éléments. Contactez tous les prestataires de service qui interviendront pour vérifier que tout se déroulera comme prévu.

10- Après : communiquez !

Après la tenue du séminaire, prenez soin de remercier tous les participants pour leur présence. Partagez également un compte-rendu et, pourquoi pas ?, un album photo.

Enfin, pensez à élaborer un questionnaire de satisfaction afin d’évaluer la qualité et l’efficacité de votre séminaire.

 

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