Comment bien choisir sa salle de réunion ?

Le choix d’une salle de réunion est partie prenante de la réussite de celle-ci. Qu’il s’agisse de transmettre une information, favoriser les échanges ou bien encore (re)motiver son équipe, de nombreux paramètres entrent en compte pour décider de l’espace le plus adapté.

Voici 6 questions à se poser pour bien choisir sa salle de réunion :

1- L’emplacement et l’accessibilité de la salle de réunion

La première question à se poser afin de commencer à affiner sa recherche est l’emplacement de la salle.

Selon les objectifs et la durée de la réunion, la salle pourra se trouver soit très proche de vos bureaux, soit dans un rayon que vous aurez défini si vous souhaitez dépayser votre équipe. L’essentiel à retenir, au delà de la distance, c’est le temps de transport en voiture et en transports en commun.

Là, se pose la question de l’accessibilité :

  • La salle est-elle bien desservie par le métro, le RER ou le train ? (Vos collaborateurs n’ont pas toujours de voiture et il ne faudrait pas que rejoindre la salle deviennent en parcours du combattant…).
  • Des places de parking sont-elles disponibles et à quel prix ?
  • Le cas échéant, la salle est-elle accessible aux personnes handicapées ?

2- L’ambiance et le niveau de standing de la salle de réunion

Décontracté ou chic, insolite ou résolument sérieux ? Il existe des salles de réunion de toutes sortes, des plus conventionnelles aux plus atypiques, des plus casual ou plus raffinées.

Dans tous les cas, l’ambiance et le style de la salle retenue donneront le ton de votre journée.

En fonction, vous pourrez choisir entre une salle traditionnelle dans un hôtel ou un centre d’affaires ou une salle moins conventionnelle comme un espace de coworking.

3- La taille de la salle de réunion

Connaître le nombre effectif de participants à votre réunion est essentiel. Une salle trop petite dans laquelle on est entassé est assurément un facteur d’échec, tout comme, on y pense moins, une salle sur-dimensionnée. Visez juste pour que la taille corresponde autant que possible à celle de votre groupe.

4- La disposition des lieux de la salle de réunion

Selon qu’il s’agisse de formation, d’incentive, de brainstorming, de projection ou de conférence, la disposition de la salle est un facteur essentiel du succès de votre réunion.

Voici les différentes dispositions parmi lesquelles vous aurez à choisir :

 

  • Classe (ou école) : C’est la disposition qui occupe le plus de place puisque chaque participant dispose d’une table sur laquelle écrire. Elle est pratique pour les formations, mais cela ne facilite pas l’échange d’expériences.

 

  • Théâtre (ou conférence) : Les chaises sont disposées en rang, en direction d’une scène, d’un pupitre ou d’un écran. Cette disposition est préconisée pour une présentation de produit ou de résultats, notamment lorsque le nombre de participants est important.

 

  • Tables en U : Cette disposition facilite les échanges, elle est fréquemment adoptée pour les formations qui invitent à un échange d’expériences ou pour le brain-storming autour d’un projet en comité restreint. Le U permet d’utiliser l’extrémité non fermée pour installer un vidéo-projecteur ou un ordinateur.

 

  • Conseil (généralement en rectangle ou ovale): On l’adopte en général pour travailler autour d’un projet sans projection. Cette disposition est la plus fréquemment adoptée en comité exécutif ou réunions de direction par exemple.

 

  • Banquet (en rond ou en carré): Cette configuration par table de 6, 8 ou de 10, permet de former des équipes de travail.

 

5- Les équipements et le confort de la salle de réunion

Posez-vous la question des équipements dont vous aurez besoin : wifi, vidéoprojecteur, tableau blanc, paper board, imprimante…

Au delà de ces équipements souvent incontournables, vérifiez que la salle dispose de climatisation – rien de pire que de subir une réunion de plusieurs heures en suffoquant à cause de la canicule ou en étant frigorifié en plein hiver.

Soyez enfin attentif à la décoration du lieu, à la luminosité ainsi qu’à l’ergonomie des installations.

6- Le déroulement des breaks et des pauses déjeuner

Au delà d’une durée d’une demie-journée, il faut prendre en compte les indispensables coupures qui permettent à votre auditoire de retrouver son attention ainsi qu’aux pauses déjeuner. Pensez à vérifier que la salle propose un espace détente, un distributeur de café et une fontaine à eau et éventuellement des snacks.

Renseignez-vous sur les possibilités de restauration et repérez s’il existe des restaurants accueillant des groupes à proximité.

 

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